De stich­ting Mooi­er Ber­gen had via een be­roep op de Wet Open­baar­heid van Be­stuur het e-mail­ver­keer tus­sen de wet­hou­der en de amb­te­lijk pro­ject­lei­der op­ge­vraagd over de her­in­rich­ting. Het ant­woord: “Al­le mails tus­sen de wet­hou­der en de pro­ject­lei­der over dit on­der­werp in de pe­ri­o­de maart 2016 tot en met 1 ja­nu­a­ri 2017 zijn ver­wij­derd.”

De stich­ting ge­loof­de dat niet en dien­de een klacht in bij de com­mis­sie. Die oor­deel­de dat het col­le­ge ‘niet ob­jec­tief heeft aan­ge­toond dat zij daad­wer­ke­lijk heeft ge­zocht in de di­gi­ta­le ar­chief­ruim­te of in de di­gi­ta­le back-ups’.

Tot dit oor­deel komt de com­mis­sie ook om­dat tij­dens de hoor­zit­ting dui­de­lijk werd dat de ICT-af­de­ling van de ge­meen­te maan­de­lijk­se back-ups maakt, ook van e-mails, en deze een jaar lang be­waart. De ge­meen­te er­kent la­ter: „Een op­dracht om de e-mails uit de ge­vraag­de pe­ri­o­de te­rug te zoe­ken in de back-ups heeft de af­de­ling niet ge­kre­gen.”

Na het be­sluit van de com­mis­sie heeft het col­le­ge de ICT-af­de­ling als­nog op­dracht ge­ge­ven ’al het mo­ge­lij­ke te doen de ver­wij­der­de e-mails te­rug te ha­len’. Waar­op de Stich­ting Mooi­er Ber­gen 883 e-mails kreeg over de pe­ri­o­de 24 maart 2016 tot en met 15 de­cem­ber (de de­fi­ni­tie­ve be­sluit­vor­ming over Mooi Ber­gen). Wel er­kent het col­le­ge dat er in dat mail­ver­keer ‘ga­ten’ kun­nen zijn om­dat som­mi­ge e-mails gron­di­ger zijn ge­wist.